MS Excel क्या है और एमएस एक्सेल मे चार्ट कैसे बनाते हैं?

कार्यालय, स्कूल, कॉलेज इत्यादि में हर प्रकार के डाटा और जानकारी कंप्यूटर के माध्यम से मैनेज किया जाता है. आखिर ये किस एप्लीकेशन की मदद से की जाती है? अगर आप नहीं जानते तो ये आर्टिकल आपके लिए उपयोगी है क्यूंकि हम यहाँ आपको बताएँगे की MS Excel क्या है (What is MS Excel in Hindi) और ये भी बताएँगे की एमएस एक्सेल में चार्ट कैसे बनाये?

MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है. ये एक तरह की Spread Sheet बनाने का Program है, जो आंकडों को मैनेज करने की सुविधा टेबल के रूप में देता है और जिसमे हम Open, Create, Edit, Formatting, Calculate, Share एवं Print आदि करने की सुविधा का उपयोग करते हैं.

ये एप्लीकेशन बहुत काम का है और आप अभी तक इसके बारे में नहीं जानते तो आपको जल्दी ही इसे सीख लेना चाहिए ताकि आपको भविष्य में कभी भी इसे लेकर कोई समस्या का सामना न करना पड़े. माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के अंदर ही MS एक्सेल एक ऐसा एप्लीकेशन है जो बहुत उपयोगी है और महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है.

इसका महत्व आप को तब समझ में आएगा जब आप कोई जॉब करना शुरू करते हैं और आपको पता चलेगा की आखिर एमएस एक्सेल के लाभ क्या है? यहाँ जानेंगे की इसके फीचर्स क्या हैं और इसकी कमांड लिस्ट भी दे रहे हैं.

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MS Excel क्या है – Whatis MS Excel in Hindi?

ms excel kya hai hindi

MS Excel का पूरा नाम Microsoft Excel है और इसे मुख्य रूप से Excel के नाम से भी जानते है. ये एक स्प्रेडशीड प्रोग्राम है जो Microsoft Office suite के अंतर्गत आने वाले एप्लीकेशन में से एक सबसे अधिक उपयोप्ग होने वाली एप्लीकेशन है.

यह माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाया गया एक कमर्शियल स्प्रेडशीट प्रोग्राम है. इसका इस्तेमाल बेसिक कैलकुलेशन, ग्राफ़िक टूल, पाइवोट टूल, पाइवोट टेबल, और मैक्रोस बनाने के लिए किया जाता है. एक्सेल में दूसरी एप्लीकेशन के जैसी ही spreadsheet बनाने के लिए बेसिक feature उपलब्ध होते हैं जिसमे rows और columns के रूप में cells के collection arranged होते हैं और जिनमे डाटा को organize और manipulate कर सकते हैं.

यहाँ पर डाटा को line graph, chart और histogram के रूप में भी दर्शाया जाता है. एक्सेल में हम डाटा के अलग अलग पहलुओं से बहुत तरह के तथ्यों के साथ प्रयोग कर सकते हैं. मैन्युफैक्चरिंग इंडस्ट्री से लेकर एक छोटी दूकान, सरकारी दफ्तर हर जगह एमएस एक्सेल का उपयोग किया जाता है.

जब आप किसी जॉब को ज्वाइन करते हैं और अगर उसमे आपको सिस्टम से जुड़ा कोई काम दिया जाता है तो आप समझ लेना की आप को एक्सेल का इस्तेमाल करना ही होगा. ये दफ्तरों में सबसे सामान्य रूप से प्रयोग होने वाला सॉफ्टवेयर हैं. इसके क्या क्या प्रयोग हैं ये मैं आपको आगे विस्तार से बताऊंगा.

कोई भी पढाई लिखाई करने में किसी से पीछे नहीं रहना चाहता इसीलिए एकेडेमिक कोर्स के अलावा कंप्यूटर कोर्स भी करते हैं. कंप्यूटर से हर क्षेत्र में वभिन्न प्रकार की रिसर्च की जाती है यहाँ तक की ये भी पता लगा लिया जाता है की आने वाले कल का मौसम कैसा रहेगा? 

MS Excel की परिभाषा – Definition of Excel in Hindi

MS Excel की परिभाषा

Microshoft Excel माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा बनाया गया ऐसा सॉफ्टवेयर है जिसमे उपयोगकर्ता को spreadsheet में एक्सेल फार्मूला का प्रयोग कर के डाटा को organize, format और calculate करने की अनुमति देता है.

जब भी कोई कंप्यूटर की बेसिक कोर्स करने किसी इंस्टिट्यूट में जाता है तो उसे पहला कोर्स DCA (Diploma in Computer Application) ही सिखने की सलाह दी जाता है. या फिर दूसरा कोर्स जो बोलै जाता है वो Tally है.

DCA में हमे कंप्यूटर से जुड़ी हर बेसिक जानकारी मिलती है. इसमें आपको Microsoft Office भी सिखाया जायेगा जिसके अंदर आपको MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, MS Outlook भी सिखने को मिलेगा.

MS Excel का लेआउट – MS Excel Interface Layout Option

MS Excel kya hai iska Interface

हम यहाँ पर इसके layout के बारे में जानेगे की इसमें क्या क्या ऑप्शन होते हैं, इस एप्लीकेशन में काम करने के लिए और इसे सही तरीके से चलाने के लिए आपको इसके layout को समझना जरुरी है. आपको ये पता होना चाहिए की इसके इंटरफ़ेस में जो ऑप्शन दिखाए देते हैं उनके क्या नाम हैं और उनसे हम क्या क्या काम कर सकते हैं.

आगे हम इंटरफ़ेस में मौजूद ऑप्शन के बारे जानेंगे. यहाँ आपको Microsoft Excel की 2007 version का screenshot के साथ layout दिखाया जा रहा है.

Title bar

MS Excel के सबसे ऊपर भाग यानि top में centre में आपको जो bar नज़र आएगा वो Title Bar है. यहाँ पर आप जिस भी फाइल में काम कर रहे हैं उसका नाम दिखाई देगा.

अगर आप एक नए डॉक्यूमेंट में काम कर रहे हैं तो इसका नाम Book1 रहेगा. जब आप इसे save करने जायेंगे तब आप अपनी मर्ज़ी से इसका नाम रख कर सुरक्षित कर सकते हैं. अब इसका नाम Book1 की जगह आपका रखा गया नाम दिखाई देगा.

इसके दाहिने तरफ कोने में 3 बटन होते हैं. इन तीनों बटन के अलग अलग काम हैं जो मैं आपको आगे बता रहा हूँ.

Minimize – इस बटन को जब हम क्लिक करते हैं तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर कोई भी प्रोग्राम जो ओपन है वो नीचे taskbar में चला जाता है. जिसे आप taskbar में क्लिक कर के फिर से वापस कभी भी खोल सकते हैं. इसका इस्तेमाल हम तभी करते हैं जब हमे काम करते हुए बीच में किसी और दूसरे एप्लीकेशन को खोलने की जरुरत पड़ती है.

Maximize – Maximize बटन का प्रयोग कर के हम माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल या फिर किसी भी अन्य प्रोग्राम के बॉक्स को अपने मन के मुताबिक आकार में बदल सकते हैं.

ये प्रोग्राम के window को width और length को adjust कर के काम कर सकते हैं. इस बटन को दुबारा क्लिक कर के हम एप्लीकेशन को वापस full screen आकार में वापस ला सकते हैं.

Close Button – ये बटन red color में होता है. इसे जब हम क्लिक करते हैं तो एप्लीकेशन या प्रोग्राम बंद हो जाता है.

Office Button

Microsoft एक्सेल में ऑफिस बटन एक मुख्य भाग है. यह बटन बाएं तरफ कोने में होता है. इसमें कई तरह के ऑप्शन मौजूद होते हैं जैसे New, Open, Save, Save as, Print, Prepare, Send इत्यादि.

Quick Access Toolbar

Title bar में ही स्थित Quick Access Toolbar भी एक प्रमुख ऑप्शन है. इस toolbar का प्रयोग हम ज्यादा उपयोग होने वाले commands को Quick Access Toolbar पर लाने के लिए करते हैं.

इसका मतलब ये है की आप जिस भी ऑप्शन या कमांड का उपयोग बार बार करते हैं उसके लिए आपको menu में जाकर उसे क्लिक करने में देरी होती है तो आप उस के कमांड को यहाँ पर जोड़ सकते हैं फिर आपका समय बचता है.

Menu bar

Menu bar Title bar के ठीक नीचे स्थित होता है. इस में एमएस एक्सेल में प्रयोग होने वाले जितने भी ऑप्शन होते हैं, सब का एक ख़ास काम होता है और हर Tab के अंदर इसके अपने ribbon होते हैं जिसमे बहुत सारे tools होते हैं.

Ribbon

Menu bar के नीचे Ribbon होता है. Menu bar के हर एक tab के लिए अलग-अलग ribbon होता है.

हर ribbon के अंदर ढेर सारे option मौजूद होते हैं जिनमे सबका अलग काम है और हर tool बहुत महत्वपूर्ण होता है. यहाँ पर आप ribbon का एरिया लाल कलर के बॉक्स के रूप में देख सकते हैं.

Name Box

Ribbon के नीचे बायीं तरफ आपको जो एक छोटा बॉक्स दिखाई देता है वो Name box है. इस बॉक्स में आपको हर cell का नाम दिखाई देता है. आप जब इसमें किसी cell का नाम डालते हैं तो उसे ढूंढ सकते हैं.

Formula Bar

Name box के दायीं तरफ का बॉक्स जो होता है वो Formula bar होता है. इसमें हम formula लिख कर अपना काम कर सकते हैं. इसके अलावा हम जिस cell में काम करते हैं या फिर कुछ भी लिखते हैं वो formula bar में हमे दिखाई देता है.

Text Area or Main Working Area

यहाँ पर cell होते हैं जो row और column के रूप में दिखाई देते हैं. हम अपना सारा काम इसी पर करते हैं. इसी पर हम टेबल बनाते हैं, उसमे डाटा डालते हैं, कैलकुलेशन करते हैं. इसी को हम sheet भी बोलते हैं.

Status Bar

ये Text area के ठीक नीचे होता है. यहाँ पर sheet Tab, page layout selector, और zoom level सेट करने के ऑप्शन होते हैं.

Sheet tab

ये status bar में स्थित होता है वो भी बिलकुल बायीं तरफ. यहाँ पर हम एक ही फाइल के अंदर अलग-अलग sheet जोड़ सकते हैं. उसके लिए बस हमे एक नयी sheet tab copy या फिर new sheet बनाने के ऑप्शन मिलते हैं जिससे आसानी से एक फाइल के अंदर अनेक शीट बना सकते हैं.

Page Layout Selector

Sheet tab के ठीक दाहिने तरफ page layout selector होता है. इसका उपयोग करके हम शीट अलग-अलग layout में देख सकते हैं. जिसमे Normal, Page layout, Page Break Preview होते हैं जिन से अपने पेज को देख सकते हैं और page की सेटिंग कर सकते हैं.

Zoom Level

Page Layout Selector दाहिने तरफ zoom level का ऑप्शन होता है. इस के द्वारा sheet को हम छोटे साइज में adjust कर के देख सकते हैं. जब sheet बहुत बड़ी आकार की हो जाती है तो फिर ये ऑप्शन हमारे बहुत काम आता है.

MS Excel की विशेषताएं – MS Excel ke features in Hindi

अब हम आपको उन खास विशेषताओं के बारे में बताएंगे जो इस एप्लीकेशन की सबसे मुख्य बात है. किसी भी ऑफिस में आप चले जाएं उस पर काम करने वाले लोगों को पता होता है कि इस एप्लीकेशन में मुख्य कौन से फीचर्स है जिसका इस्तेमाल सबसे ज्यादा किया जाता है

1. Pivot Tables

PivotTables बड़ी मात्रा में एक्सेल डेटा को एक डेटाबेस से summarize करता है जो formatted होता है, जहां पहली row में Heading होते हैं और दूसरी row में Categories या Values होते हैं.

जिस तरह से डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है वह flexible है लेकिन आमतौर पर Pivot Tables में कुछ या सभी Categories के Values शामिल होंगे.

यदि आप Pivot Table बनाने में नए हैं, तो Excel 2013 आपके डेटा का analysis कर सकता है और आपके लिए Pivot Table की recommend कर सकता है.

एक बार जब आप Pivot Tables के साथ comfortable हो जाते हैं तो आप स्क्रैच से शुरू कर सकते हैं और अपना खुद का बना सकते हैं.

Pivot Table बनाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में कॉलम हेडिंग या टेबल हेडर हैं और कोई blank rows नहीं हैं. सेल या टेबल की रेंज में किसी भी सेल पर क्लिक करें.

INSERT > Tables > Recommended Pivot Tables

लॉन्च किए गए Recommended Pivot Tables dialogue box में, preview प्राप्त करने के लिए किसी भी Pivot तालिका लेआउट पर क्लिक करें, फिर वह चुनें जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है और फिर ok पर क्लिक करें.

Excel आपके डेटा के लिए अनुशंसित Pivot Table का चयन प्रदान करेगा. Excel फिर Pivot Table को नई वर्कशीट पर रखता है और फ़ील्ड सूची दिखाता है ताकि आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को rearrange कर सकें. फिर से, सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में कॉलम हेडिंग या टेबल हेडर हैं और कोई blank row नहीं हैं.

2. Conditional Formatting

Conditional formatting, जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, सेल की content पर निर्भर सेल के format को बदल देता है, या cells की एक range, या workbook में किसी अन्य cell या cell को बदल देता है.

Conditional formatting उपयोगकर्ताओं को स्प्रेडशीट के महत्वपूर्ण पहलुओं पर तेज़ी से ध्यान केंद्रित करने या errors को highlight करने और डेटा में महत्वपूर्ण पैटर्न की पहचान करने में मदद करता है.

Conditional format basic font और cell formatting जैसे number format, font color और दूसरे font attributes, cell borders, and cell fill color को लागू कर सकते हैं.

इसके अलावा graphical conditional formats की एक range है जो icon sets, colour scales, या data bars का उपयोग करके डेटा को देखने में मदद करता है.

आपके द्वारा सेट की गई स्थिति या किसी श्रेणी में cell के values की तुलना करके Excel उत्पन्न करने वाली स्थिति के आधार पर चुने हुए conditional format को एक cell पर लागू किया जाता है.

इसलिए, उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के वेतन की एक सूची में, एक conditional format को एक निश्चित राशि से अधिक किसी भी वेतन पर लागू किया जा सकता है, कोई भी कर्मचारी जो किसी विशिष्ट तिथि से पहले, या किसी विशिष्ट नाम वाले किसी भी कर्मचारी में शामिल हो जाता है.

Graphical conditional formats वेतन के कॉलम पर लागू होंगे और डिफ़ॉल्ट रूप से, सूची में highest और lowest values के विश्लेषण पर आधारित होंगे, लेकिन आवश्यकता पड़ने पर इसे ओवरराइड किया जा सकता है.

Conditional formats बहुत ही सरलता से और जल्दी से केवल कुछ cells को हाइलाइट करने के लिए लागू किया जा सकता है या बहुत अधिक जटिल और imaginative तरीके से मूल्यों को रेखांकन दिखाने या एक स्प्रेडशीट के formatting को automate करने के लिए उपयोग किया जा सकता है.

3. Sorting and Filtering

एक्सेल स्प्रेडशीट हमें बड़ी मात्रा में डेटा की समझने में मदद करते हैं.

आपको जो भी चाहिए उसे ढूंढना आसान बनाने के लिए, आप डेटा को फिर से व्यवस्थित कर सकते हैं या एक्सेल के भीतर आपके द्वारा निर्धारित मापदंडों के आधार पर, बस आप आवश्यक डेटा को चुन सकते हैं.

डेटा को सॉर्ट (Sorting and filtering) करने और फ़िल्टर करने से आपका समय बचेगा और आपकी स्प्रैडशीट अधिक प्रभावी होगी.

मान लें कि आपके पास dates, ages, names, cities, और सैकड़ों रिकॉर्ड की सूची है. आप एक्सेल की सॉर्ट और फ़िल्टर सुविधा का उपयोग करके अपनी आवश्यकताओं के अनुसार डेटा को जल्दी से व्यवस्थित कर सकते हैं.

जब आप किसी worksheet में जानकारी सॉर्ट करते हैं, तो आप डेटा को जल्दी से व्यवस्थित कर सकते हैं और मूल्यों को जल्दी से पा सकते हैं.

आप संपूर्ण worksheet या एक range या data table को सॉर्ट कर सकते हैं. Sorting एक या एक से अधिक columns द्वारा की जा सकती है.

4. Basic Math

किसी भी एक्सेल स्प्रेडशीट के डेटा के भीतर जो नंबर मुख्य होते हैं, उन संख्याओं में हेरफेर करने के लिए बुनियादी गणित कार्यों का उपयोग करना उन विशेषताओं में से एक है जो एक्सेल को इतना शक्तिशाली बनाता है.

साधारण गणना को एक्सेल में formula bar में दर्ज किया जा सकता है. Excel के सभी फ़ार्मुलों को = चिन्ह के साथ गणना शुरू करें.

आप उस गणना को टाइप कर सकते हैं जिसे आप सीधे सेल या फॉर्मूला बार में प्रदर्शित करना चाहते हैं और जब आप Enter दबाते हैं तो जवाब सेल में दिखाई देगा.

Basic mathematical operations करने के लिए जोड़, घटाव, गुणा या भाग जैसे बुनियादी गणितीय कार्य करने के लिए, हम निम्नलिखित अंकगणितीय ऑपरेटरों का उपयोग करते हैं:

  • + (प्लस साइन),
  • – घटाव के लिए (ऋण चिह्न)
  • गुणा के लिए * (तारांकन)
  • / (फॉरवर्ड स्लैश) विभाजन के लिए

एक्सेल की व्याख्या = (बराबरी) संकेत के रूप में एक गणना का प्रदर्शन किया जाना है और बाएं से दाएं indicate किए गए ऑपरेटरों के अनुसार गणना करना है.

5. Mixed Type Charts

Mixed type or combo (combination) charts, चार्ट की दो styles को जोड़ती है, जैसे कि एक्सेल का कॉलम चार्ट और लाइन चार्ट.

यह प्रारूप दो अलग-अलग प्रकार की जानकारी या मानों की एक श्रृंखला प्रदर्शित करने के लिए मददगार हो सकता है जो बहुत भिन्न होता है.

उदाहरण के लिए, हम जून और दिसंबर के बीच बेचे जाने वाले गाड़ियों की संख्या और महीने के औसत बिक्री मूल्य की पहचान करना आसान बनाने के लिए एक लाइन चार्ट का उपयोग कर सकते हैं.

इस चार्ट को बनाने के लिए, सभी डेटा को हाइलाइट करें और INSERT रिबन टैब के चार्ट समूह में सम्मिलित कॉम्बो चार्ट विकल्प चुनें.

MS Excel में कितनी सीट होती है?

एम एस एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से, इसके लगभग सभी वर्जन में नए वर्क बुक में तीन शीट होती हैं.

हालांकि यूजर अपनी इच्छा के अनुसार इससे बढ़ा सकते हैं. जो डिफॉल्ट तौर पर इसमें वर्कशीट होते हैं उनके नाम Sheet1, Sheet2, और Sheet3 होता है.

एम एस एक्सेल में रेंज क्या होती है?

एक से ज्यादा सेल के समूह को रेंज कहते हैं. मान लीजिये अापने एक शीट बनायीं है और उसमे डाटा 25 सेल में हैं तो अगर उसमे कोई ऑपरेशन इस्तेमाल करना चाहते हैं तो रेंज की मदद से सभी सेल में उस ऑपरेशन को execute कर सकते हैं.

रेंज की वजह से आपको हर एक सेल का नाम इंडिविजुअल नहीं डालना पड़ता है.

MS Excel के कमांड्स – Commands of MS Excel in hindi formula

दोस्तों वैसे तो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बहुत सारे commands हैं लेकिन हम यहाँ पर आपको कुछ महत्वपूर्ण commands के बारे में बताएँगे. इन का इस्तेमाल सबसे  ज्यादा किया जाता है. इसीलिए इन commands को हमने सोचा की आपके साथ शेयर की जाये.

1. Vlookup()

इस command का हम मुख्य रूप से table के value को search करने के लिए इस्तेमाल करते हैं. इसमें काम कैसे होता है मैं आपको पुरे विस्तार बताऊंगा तो चलिए अब इसे जान लेते हैं.

मान लीजिये की 2 अलग अलग sheet हैं A और B.

पहले sheet की कोई एक column की value हमे दूसरे sheet में चाहिए तो इसके लिए दोनों sheet में कोई एक डाटा common होनी चाहिए, जो दोनों शीट में मौजूद हो तभी वो उसके reference में दूसरी sheet में डाटा ढूंढेगा. क्यों की Vlookup() refernce या common लिए हुए डाटा के सामने के value को देख कर दूसरी sheet मे ले जाता है.

Syntax: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

आप जो ऊपर देख रहे हैं ये Vlookup कमांड प्रयोग करने का तरीका है जिसे आप डाटा को एक शीट से दूसरे शीट में import करने के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं.

यहाँ पर look_up value वो value है जिसके लिए हमे डाटा सर्च कर के लाना है. ये text, number, date हो सकती है. इसका सिलेक्शन हमे पहली sheet पर करनी होती है.

Table array का मतलब है की जिस शीट से हमे डाटा चाहिए उसे हमे common column के साथ साथ दूसरे column के डाटा जिसमे डाटा मौजूद हो इसमें 2 से अधिक कॉलम भी सेलेक्ट कर सकते हैं. इसमें हम दूसरे sheet में column select करते हैं.

Col_index_num का मतलब है उस column का नंबर हमे डालना है जिसकी डाटा हमे चाहिए. हमे डाटा दूसरी sheet से पहले sheet मे ले जाना है.

तो याद रखें की हमे पहले reference डाटा के column के साथ जिस कॉलम का डाटा चाहिए उसे भी सेलेक्ट करते हैं और फिर उस column का नंबर हम यहाँ डाल कर बताते हैं की हमे इसी column का डाटा चाहिए.

2. Pie Chart

एक्सेल में एक बहुत ही प्रमुख फीचर हैं Pie Chart. ये किसी भी डाटा को हमे analyse करने में बहुत मदद करता है. Complex data को भी हम Pie Chart में बदल कर बहुत ही आसानी से analyse कर सकते हैं. मान लीजिये की आप क्रिकेट तो देखते होंगे. उसमे कोई batsmen जब century बनाता है तो उसके बैटिंग के पुरे साल के performance यानी के कितने शतक और किस महीने में कितने लगाए हैं, इसे समझने के लिए हम Pie chart का उपयोग करते हैं और इस के द्वारा बहुत आसानी से समझ सकते हैं.

3. Mixed या Combination Charts

Mixed या combination Charts में प्रयोग होने वाले बेस्ट फीचर्स में से एक है. सिर्फ एक चार्ट का इस्तेमाल कर के हम 2 या 2 से अधिक चार्ट को जोड़ कर एक ही चार्ट में देख सकते हैं.

4. Data Validation

Data validation एक्सेल की फीचर में से एक बहुत ही महत्वपूर्ण फीचर है. इस की मदद से हम datasheet में सिर्फ वही डाटा डाल सकते हैं जिसे डालना चाहते हैं और जिसे नहीं चाहते हैं जब वो डाटा डाला जायेगा तो फिर एक error हमे दिखाई देगा.

5. IFERROR Function

अगर आप डाटा analysis का काम करते हैं तो IFERROR का command आपके लिए बहुत फायदेमंद है. ये भी एक्सेल के कमांड और फार्मूला का एक मुख्य फार्मूला है.

जब हम किसी फार्मूला का इस्तेमाल करते हैं और किसी cell में डाटा उपलब्ध नहीं होता है तो वहां पर हमे (#N/A) दिखाई देता है.

अब अगर बहुत सारे cells में ये आ जाये तब हम इस फार्मूला यानि IFERROR का प्रयोग कर के एक बार में हम सभी cell से इसे हटा सकते हैं.

Syntax: =IFERROR (value, value_if_error)

6. Remove Duplicates

जो लोग डाटा एनालिस्ट के रूप में काम करते हैं और रोज़ाना डाटा के साथ खेलते रहते हैं, उनके लिए Removing Duplicates बहुत ही महत्वपूर्ण कमांड है.

आप जो spreadsheet में काम करते हैं उसमे बहुत बार ऐसा होता है की duplicate कंटेंट और डाटा बन जाते हैं इसके लिए ये कमांड बहुत काम की है.

7. Conditional Formatting

Conditional Formatting के माध्यम से उपयोगकर्ता किसी भी spreadsheet के cell के format को बदलने की अनुमति देता है. जो इस पर निर्भर करता है की cell के अंदर कंटेंट क्या है, cells की range क्या है. इसके जरिये किसी important data के error को highlight और find करता है.

Conditional formatting जब प्रयोग करते हैं तब किसी भी cell के basic font के color, number format, cell border, cell color और दूसरे font properties को बदल सकते हैं.

इस तरह हमे पता चल जाता है की आखिर किस किस shell के डाटा में क्या error है. इसके अलावा भी इसमें और फीचर्स होते हैं जिसे डाटा को और अच्छे से visualize किया जा सकता है. जैसे इसके लिए icon sets, color scales, और data bars होते हैं.

8. Paste Special

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में प्रयोग होने वाला ये भी एक बहुत ही महत्पूर्ण कमांड है. इसकी मदद से जब हम किसी कंटेंट को कॉपी कर के paste करने जाते हैं तो हम ये विकल्प देता है की हम उसे कौन से रूप में paste करना चाहते हैं.

9. Format Painter 

ये बहुत ही उपयोगी कमांड है जिसकी मदद से हम एक cell में अप्लाई किये गए सारे rules और formulas को एक से अधिक cells में apply कर सकते हैं.

इसके लिए सबसे पहले आपको जिस cell के rules copy करने हैं उस पर क्लिक करे, उसके बाद Format Painter option पर क्लिक कर लें.

अब जितने cells में formulas को पेस्ट करना चाहते हैं उन सभी cells पर माउस से क्लिक कर सेलेक्ट कर लें. बस आपके द्वारा सेलेक्ट किये गये सारे cells में वो rules आ जायेंगे.

MS Excel Formula List

एक्सेल में बहुत सारे फॉर्मूला है जिनके माध्यम से आप अपने शीट पर काम करते हैं. बिना फार्मूला के एक्सेल शीट में काम करना सम्भव नहीं हो सकता है.

Command Details
Count (COUNTIF, FIND, LEFT, RIGHT)Count between dates by age range
SumSUM, PRODUCT, SUMIF, INDIRECT
AverageAVERAGEIF, AGGREGATE, AVERAGE,
IFERROR, FILTER
Dynamic arrayINDEX, SEQUENCE, ROWS, COLUMNS, LET, UNIQUE, COUNTA
Min and MaxMIN, MAX, MEDIAN, IF
LookupINDEX, MATCH, IF, VLOOKUP, EXACT, INDEX, MATCH, XLOOKUP
GroupingINDEX, MATCH, ISNUMBER, SEARCH, XLOOKUP
Conditional formattingSMALL, AND, OR, AND, NOT
Data validationISNUMBER, SEARCH, SUMPRODUCT
RankRANK, LARGE, INDEX, MATCH, TEXT, IF
RoundTRUNC, TRUNC, INT
Date and TimeWORKDAY, NETWORKDAYS
Date seriesWORKDAY.INTL
TextTEXT, JOIN, MID, ROW, CODE, LEN, INDIRECT
FinancialFV, RATE
GeometryPI, SQRT
WorkbookINDIRECT
InternetLEFT, LOWER
NamesLEFT, FIND
PercentageABS
RandomRANDBETWEEN, WORKDAY
RangeADDRESSROW, COLUMN, ROWS, COLUMNS
TablesCOUNTIFS, INDEXMATCH, INDIRECT
ErrorsIFERRORIS, ERROR, ERROR.TYPE
MiscellaneousSUMPRODUC, TSORT

MS Excel सीखने के लिए बेहतरीन किताबें

अगर आप एमएस एक्सेल सीखना चाहते हैं तो यहाँ हम आपको इसके लिए कुछ बेहतरीन किताबों का सुझाव दे रहे हैं जिन्हे आप ऑनलाइन आर्डर देकर अपने घर पर मंगवा सकते हैं.

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MS Excel के लाभ

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के नाम से हम सभी वाक़िफ़ होते हैं और इसका प्रयोग कैसे करते हैं यह भी लगभग लोगों को मालूम होता ही है.

यह एक बहुत ही साधारण सा सॉफ्टवेयर है जिसका इस्तेमाल करना छात्र सीखते हैं और दूसरे प्रोफेशनल कामों के लिए किया जाता है. जो सीखने के शुरुआती चरण में होते हैं उन्हें इसके बेसिक विशेषताओं के बारे में जानकारी लेनी जरूरी होती है. इसके बाद ही वे इसके एडवांस फीचर का इस्तेमाल कर पाते हैं.

इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करने के लिए इसमें प्रयोग होने वाले फार्मूला को समझना काफी महत्वपूर्ण होता है. जब इन सभी फार्मूला को आसानी से इस्तेमाल कर पाते हैं तो इसके कई लाभ हैं जिसके बारे में हम यहां पर बात करने जा रहे हैं.

1. आसान डाटा एंट्री और ऑपरेशन

इस सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करने की एक सबसे बड़ी उपलब्धता यह है कि इसमें डाटा एंट्री करना बहुत ही आसान है. जहां तक बात करें दूसरे डाटा एंट्री करने वाले टूल की उसके मुकाबले इसमें कई अनोखे फीचर मिलते हैं जैसे रिबन इंटरफ़ेस कमांड के सेट जिससे कई प्रकार के ऑपरेशन को आसानी से कर सकते हैं.

इसमें रिबन के अंतर्गत कई टैब होते हैं जिसमें काफी सारे कमांड के ग्रुप और उनके बटन भी दिए हुए होते हैं. आप इन कमांड को डायरेक्ट बटन से क्लिक करके सिलेक्ट करके अपने काम को पूरा कर सकते हैं जो कि काफी आसान होता है.

2. शुद्ध तुलनात्मक और अवलोकन ऑप्शन

जब डाटा की बहुत बड़ी संख्या हमारे पास होती है और इनका हमें एनालिसिस और कंपैरिजन करना होता है तो इसे शुद्धता से करने के लिए एमएस एक्सल हमें कई प्रकार के एनालिटिकल फीचर देता है.

इसके अंतर्गत हमें डाटा को शॉर्ट और फिल्टर करने के लिए भी बहुत सारे फीचर्स मिलते हैं. फिल्टरिंग के द्वारा हम रिपीटेड और अनवांटेड डाटा को आसानी से हटा सकते हैं जिसके लिए काफी समय लगाना पड़ता है.

3. डाटा रिप्रेजेंटेशन के लिए ग्राफिक की सुविधा

एम एस एक्सेल डाटा को विजुअल रिप्रेजेंटेशन के रूप में भी दिखाने की सुविधा देता है. किसी प्रकार के डाटा को हम कई प्रकार के ग्राफ़िक में बदल कर देख सकते हैं जैसे बार, चार्ट, कॉलम, ग्राफ इत्यादि.

4. दूसरे बिजनेस एप्लीकेशन के साथ सपोर्टेड

हाल ही में रिलीज हुआ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का नया वर्जन काफी फीचर के साथ उपलब्ध किया गया है एवं यह दूसरे बिजनेस एप्लीकेशन के साथ भी काम करता है.

इसके अपडेटेड वर्जन के द्वारा हम डाटा को किसी भी लोकेशन में अपडेट और अपलोड कर सकते हैं. साथ ही इस एप्लीकेशन को विभिन्न प्रकार के डिवाइस जैसे लैपटॉप, टेबलेट और स्मार्टफोन फोन में इस्तेमाल कर सकते हैं.

5. प्रयोग के लिए तैयार फार्मूला

एम एस एक्सेल एक ऐसा एप्लीकेशन है जिसमें गणित और लॉजिकल फंक्शन जैसे जोड़, घटाव, गुणा, भाग इत्यादि कैलकुलेशन करने के लिए बहुत सारे फार्मूले हैं.

एम एस एक्सेल का क्या उपयोग है?

चलिए अब जान लेते हैं इसके उपयोग क्या हैं.

  • डाटा ऑर्गनाइज़ करने और उसके रीसरेक्शन करने में
  • डाटा फ़िल्टरिंग करने में
  • Goal seek analysis
  • डैशबोर्ड का निर्माण
  • इंटरएक्टिव चार्ट और ग्राफ़
  • मैथमेटिकल फार्मूला
  • एक्सेल के माध्यम से ऑटोमेशन
  • डाटा एनालिसिस और इंटरप्रिटेशन
  • डाटा से जुड़े काम आसानी से करने के लिए ढेर सारा फार्मूला
  • फ्लेक्सिबल और उपयोगकर्ता के अनुकूल
  • ऑनलाइन एक्सेस

ऑफिस में एक्सेल का क्या यूज होता है?

डाटा शीट तैयार करने के लिए मुख्य तौर पर एक्सेल का उपयोग किया जाता है. इसके अलावा इसके निम्नलिखित उपयोग हैं:

  1. डाटा एंट्री और स्टोरेज करने के लिए
  2. अकाउंट और बजट तैयार करने में
  3. बिज़नेस डाटा के कलेक्शन और वेरिफिकेशन में
  4. स्केंडलिंग करने में
  5. बेहतरीन चार्ट बनाने के लिए
  6. ट्रेंड्स की पहचान करने में
  7. एडमिनिस्ट्रियल और मैनेजरियल काम में
  8. डाटा को इकठा
  9. कॉस्ट एस्टिमेशन में
  10. ऑनलाइन डाटा एक्सेस

एक्सेल चार्ट/शीट कैसे बनाये?

चलिए जानते हैं की माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में शीट कैसे बनाते हैं.

Step 1: वर्कबुक बनायें (Create a Workbook)

Step 2: जरुरी डाटा क लिए प्लान करें (Plan Your Needed Data)

Step 3: हैडिंग बनायें (Create Headings)

Step 4: Row का लेबल करें (Label the Rows)

Step 5: बॉउंड्रीज़ जोड़ें (Add Boundaries)

Step 6: रिजल्ट टेबल बनायें (Create a Results Table)

Step 7: जरुरत के अनुसार फॉर्मेट करें फार्मूला लगाएं (Format and Write Formulas)

Step 8: कंडीशनल फोर्मेटिंग बनायें (Script Conditional Formatting)

Step 9: डाटा एंटर करें और कैलकुलेशन करें (Enter Data and Watch the Calculations)

Step 10: एक पाई चार्ट तैयार करें (Create a Pie Chart)

सम्बंधित सवाल जवाब (FAQ)

क्या हम एमएस एक्सल में गणना कर सकते हैं?

जी हां बिल्कुल माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में आसानी से गणना कर सकते हैं इसके लिए कई प्रकार के कमांड है और हमें इसके लिए एक फॉर्मूला बार दिया हुआ रहता है जिसमें हम फार्मूला का इस्तेमाल करके किसी भी अंक का कैलकुलेशन कर सकते हैं.

एम एस एक्सेल में कॉलम क्या है?

इस एप्लीकेशन के अंदर वर्क एरिया में किसी चार्ट, टेबल या स्प्रेडशीट में सेल के वर्टीकल सीरीज को ही कॉलम कहते हैं

एमएस एक्सेल के फाइल का एक्सटेंशन नाम क्या है?

MS Excel में file का एक्सटेंशन नाम .xlsx ( Excel workbook), xlsm (Excel macro-enabled workbook), .xlsb ( Excel binary workbook), .xltx (Excel template) है.

संक्षेप में

एमएस एक्सेल एक ऐसा एप्लीकेशन है जिसके बिना किसी भी ऑफिस में किसी प्रकार का कार्यालय से जुड़ा किसी प्रकार का काम नहीं किया जा सकता हैयही वजह है की हमने इस पोस्ट में इसके फीचर्स क्या हैं (MS Excel features in Hindi) और कमांड्स क्या है इसकी जानकारी प्रदान की है.

इसके अलावा आपनको हमने ये भी बताया है की (Office me excel ka kya use hota hai) इसके उपयोग क्या हैं ऑफिसियल कामों के लिए? लोग अक्सर प्रोफेशनल कोर्स तो कर लेते हैं लेकिन कंप्यूटर की बेसिक जानकारी जैसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल, पॉवरपॉइंट की जानकारी नहीं रखते. लेकिन एक ऐसा वक़्त आता है जब इसकी बहुत ज्यादा जरुरत पड़ती है और हमे ये सीखना पड़ ही जाता है.

इस पोस्ट के माध्यम से आप जान गए होंगे की माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल किस तरह का एप्लीकेशन है और हमारे कितने काम का है? आशा करता हूँ आप समझ गए होंगे की MS Excel क्या है (What is MS Excel in Hindi)? यहाँ आपने ये भी सीखा की MS Excel में चार्ट कैसे बनाते हैं?

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Wasim Akram

वसीम अकरम WTechni के मुख्य लेखक और संस्थापक हैं. इन्होंने इंजीनियरिंग की डिग्री हासिल की है लेकिन इन्हें ब्लॉगिंग और कैरियर एवं जॉब से जुड़े लेख लिखना काफी पसंद है.

21 thoughts on “MS Excel क्या है और एमएस एक्सेल मे चार्ट कैसे बनाते हैं?”

  1. Sir, if there is an example of Damo or his formula in the head that he has shown in it, then the better is understandable.

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